در سال‌های اخیر موضوعی که بیش‌ازپیش، سازمان‌ها و ذهن مدیران آن‌ها را سخت درگیر کرده است، تغییر، اصلاح و بهبود وضعیت سازمان‌هاست. دلایل آن‌ها هم به دو دلیل اساسی است:
اول اینکه محیط سازمان‌ها به‌طور مستمر و با شتاب دستخوش تغییر و تحول می‌شود و تنها سازمان‌های سازگار و هماهنگ با الزامات و مقتضیات محیط، قادر به تداوم حیات و بقای خود هستند.
دوم اینکه سازمان‌ها برای رشد و تکامل خود باید از درون متحول شوند و به‌سوی تعالی، برتری و بلوغ حرکت کنند و این فلسفه تکامل و ضرورت وجودی مدیران سازمان‌هاست تا بیش از آنکه انرژی و وقت و منابع خود را صرف حفظ وضع موجود نمایند، بیشتر صرف بهبود و توسعه و بالندگی سازمان نمایند.
اما علیرغم این اهمیت و ضرورت، متغیرها و عوامل اثرگذار بر سازمان‌ها روزبه‌روز پیچیده‌تر می‌شوند و لذا نه‌تنها توسعه و تکامل سازمان که حفظ وضع موجود مناسب نیز سخت‌تر می‌شود که هم به دلیل تنوع و تعدد عوامل محیطی و هم به دلیل پیچیدگی روزافزون درون سازمان‌هاست، لیکن چاره‌ای جز حل مشکلات، عبور از موانع و گذر از راه ناهموار برای بقاء و رشد وجود ندارد.
در چنین شرایطی، هدایت و اداره سازمان‌ها برای تحقق اهداف از پیش تعیین‌شده و حضور فعال و اثربخش در جامعه، نیازمند درک درست موقعیت و اتفاقات محیطی، برای آگاهی یافتن به‌موقع و دقیق از نقاط قوت و ضعف سازمان است که این هر دو، نیازمند الگو و مدل مناسب برخورد با سازمان می‌باشد.
نقطه شروع تغییر و تحول سازمان، درک و شناخت درست وضعیت موجود سازمان می‌باشد که این امر نیازمند مدلی مناسب برای شناخت است. توجه صحیح و آگاهی به‌موقع از نشانه‌های وجود مشکل تحت عنوان عارضه‌های سازمان و حساسیت و التزام به ریشه‌یابی و فهم چرایی وجود عارضه‌ها تحت عنوان علل و مشکلات اساسی سازمان، مرحله اصلی و مهم برای تحول و بهبود وضعیت سازمان است.
در این جهت و برای تحقق هدف مذکور، متدلوژی شناخت و معاینه سازمانی سازمان‌ها، تهیه و تنظیم و ارائه‌شده است که بر مبنای مدل EFQM یا بنیاد اروپایی مدیریت کیفیت که برای ارزیابی تعالی سازمان‌ها بکار گرفته می‌شود، تنظیم گردیده است. شایان‌ذکر است که علاوه بر مدل مذکور مدل‌های دیگری برای ارزیابی سازمان‌ها مانند مدل کارت امتیازدهی متوازن، مدل تعیین برتری سازمانی، مدل کاهش راهبردی هزینه و بهبود عملکرد و... وجود داردکه اصولاً تفاوت ماهوی باهم ندارند.
فرآیند معاینه سازمانی سازمان‌ها که در مدل مطرح و مورداستفاده قرار می‌گیرد، با رویکرد مشارکت و ایفای نقش هر چه بیشتر و فعال کارفرمایان، مدیران و کارشناسان سازمان‌ها در فرآیند معاینه سازمانی با کمک مشاور به‌عنوان تسهیل گر انجام علمی و درست این فرآیند است. به‌عبارت‌دیگر، در این فرآیند مشاور از طریق تیم سازی در بدنه کارفرما و سازمان متقاضی، سعی می‌نماید تا دو هدف متعالی و ارزشمند محقق گردد:
نخست اینکه: قابلیت تشخیص صحیح و علمی مشکلات و مسائل سازمانی و توانمندی کارشناسی راه‌حل یابی مسائل فراروی، در درون شرکت و بدنه مدیریت و کارشناسی شرکت متقاضی نهادینه شود.
دوم اینکه: تصویر درست، جامع و قابل‌اعتماد از وضعیت موجود سازمان و چگونگی تغییر و تحول برای بهبود از طریق تعامل بسیار قوی بین مشاور و کارفرما و ایفای نقش اساسی واصلی توسط کارفرما بدست آید که خود آغازی مطلوب برای ایجاد تحول و بهبود در وضعیت شرکت متقاضی مزبور می‌باشد.
معاینه سازمانی
سازمان هر شرکت مشابه انسان، موجودی پویا و زنده است و پیش‌نیاز انجام هر درمان و بهبود در بدن، انجام آزمایش‌های کاملی از وضعیت بدن انسان است هرچه دقت این آزمایش‌ها بیشتر و دقیق‌تر باشد بهبودها و فرآیند درمان مؤثرتر خواهد بود.
نقطه شروع هر تغییر و بهبودی، درک و شناخت کامل از وضعیت موجود و پیداکردن مشکلات آن است که با عنوان عارضه خوانده می‌شود. با انجام این فرآیند سعی دریافتن معضلات و تنگناهایی داریم که ممکن است به‌عنوان سدی مانع حرکت سازمان در مسیر رشد باشد.
لذا با انجام فرآیند معاینه سازمانی به مشکلات و امراض سازمان پی برده و سپس با تعریف پروژه‌های بهبود قدم اول را برای آماده‌سازی خود در مسیر رشد و تعالی بردارند.
معاینه سازمانی به‌عنوان یکی از ابزارهای اولیه و مفید برای سازمان‌های است که در اندیشه تعالی بوده و سعی دارند در این راه قدم بگذارند.
اصولاً سازمانی متعالی است که کیفیت خروجی‌های آن مورد رضایت مشتریان، مصرف‌کنندگان، کارکنان، سهامداران، تأمین‌کنندگان کالا و خدمات و جامعه قرار گیرد.
معاینه سازمانی سازمان در دو سطح انجام می‌شود:
معاینه سازمانی سریع و سطحی
معاینه سازمانی دقیق و تفصیلی
در معاینه سازمانی سریع و سطحی که از راه‌های مصاحبه، پرسشنامه، بازدید و مطالعه مستندات جمع‌آوری‌شده و سپس محاسبات لازم برای محاسبه شاخص‌های بهره‌وری و سودآوری سازمان انجام می‌شود سپس ارتباط اطلاعات با یکدیگر و وضعیت شاخص‌های مختلف موردبررسی و تحلیل قرارگرفته و جایگاه شرکت در محیط بیرونی نیز مورد ارزیابی قرار می‌گیرد و درنهایت عملکرد سازمان مورد قضاوت قرارگرفته و در این مرحله ضرورت انجام بررسی دقیق و عمیق‌تر نیز تصمیم‌گیری می‌شود.
· معاینه سازمانی سریع به معنای درک عارضه، تحلیل علل وجودی عارضه و یافتن مهم‌ترین علل بروز عارضه و درنهایت ارائه پیشنهادات از طریق به‌کارگیری روش‌های علمی تحقیق و مشاوره در مدت‌زمان کوتاه است. حرکت بهبود و توسعه در یک سازمان زمانی صحیح و اثربخش خواهد بود که با شناخت درست و واقعی نقاط قوت و نقاط ضعف فعلی یک سازمان و فرصت‌ها و تهدیدهای محیطی آن آغاز شود. فهم و درک مناسب، معتبر و قابل‌اتکای یک سازمان نیازمند یک مدل و چارچوب مفهومی صحیح، علمی و منسجم است و بدون وجود چنین مدلی، نتایج بررسی و شناخت، معتبر و قابل دفاع نخواهد بود نتیجه فرایند معاینه سازمانی سریع فهرست مشکلات اساسی و مهم بنگاه موردبررسی و درنهایت پیشنهادهایی برای رفع آن‌ها است.
در معاینه سازمانی دقیق و تفصیلی پس از تصویب پروژه معاینه سازمانی، شامل فرآیند ذیل می‌باشد:
بررسی مأموریت، چشم‌انداز، اهداف و استراتژی‌های سازمان
بررسی ساختار، سیستم‌های اطلاعاتی، فرآیندها و نتایج آن
تحلیل نتایج بررسی‌ها و ارزیابی‌ها و جمع‌بندی و نتیجه‌گیری
تعیین نقاط قوت و ضعف
تعیین حوزه‌های کلیدی بهبود با توجه به مشکلات اولویت‌بندی شده و ارائه راهکارهای بهبود
تدوین گزارش
حال با توجه به چارچوب فوق به‌طورکلی مراحل انجام معاینه سازمانی به شرح ذیل است:
طرح موضوع و بیان مسئله یا مسائل سازمان
کسب موافقت مدیریت ارشد شرکت برای اجرای پروژه معاینه سازمانی
انتخاب مشاورین باتجربه
تشکیل تیم معاینه سازمانی بمنظورایجاد تفاهم و کسب حمایت و همکاری مدیران
انجام آموزش‌های اولیه، توجیه و ایجاد اعتقاد در مدیران و سایر اعضاء
تهیه برنامه و انجام معاینه سازمانی
ارائه راهکار بهبود
تدوین و ارائه گزارش
تدوین گزارش:
ولی نکات ارزشی حاصل از ارزیابی منوط به پرسشنامه‌های اساسی است که در رابطه با اثربخشی (انجام کارهای درست)، کارآئی (انجام درست‌کارها)، بهره‌وری (انجام درست‌کارهای درست)، نوآوری، قابلیت انعطاف، کیفیت کاری شرکت، سودآوری، کیفیت تولیدات، مسئولیت اجتماعی که در مراحل مختلف بررسی سازمان مورد پرسش قرارگرفته و با بررسی نتایج عملکرد حوزه‌های مختلف سازمان تهیه می‌شود، می‌باشد.
این پرسشنامه‌ها شامل بیش از 300 سؤال می‌باشد که به‌طور نمونه در زیر برخی از آن‌ها آورده شده است:
بهره‌وری (انجام درست‌کارهای درست)
روند مقدار منابع قابل‌مصرف استاندار نسبت به مقدار منابع مصرف واقعی چگونه است؟
روند مقدار ستانده واقعی نسبت به ستانده قابل‌تولید (بالقوه) چگونه است؟
روند مقدار محصولات واقعی تولیدشده نسبت به مقدار منابع مصرف واقعی چگونه است؟
سودآوری
توانمندی سازمان در ایجاد سود با استفاده از منابع و سرمایه سازمان:
درآمدهای سازمان چه میزان رشد کرده و علت رشد درآمدها چیست؟
هزینه‌های سازمان چه میزان رشد کرده و علت رشد هزینه‌ها چیست؟
روند سودآوری سازمان چگونه است؟
کیفیت
بررسی عملکرد سازمان در تولید محصول موردنیاز مشتری در پنج مرحله برای کسب اطمینان از کیفیت محصول ارزیابی می‌شود. شاملِ کنترل کیفیت سیستم‌های بالادست، کنترل کیفیت منابع و داده‌ها، کنترل کیفیت سیستم‌های سازمانی (فرآیندهای اصلی و فرعی سازمان)، کنترل کیفیت ستانده‌ها (کالا یا خدمات) و ارتباط با مشتریان، مصرف‌کنندگان و نظر آنان.
روند کیفیت مواد و قطعات تأمین‌شده چگونه بوده است؟
روند درصد کالاهای برگشتی چقدر بوده است؟
روند شکایت مشتریان به دلیل عدم رضایت از کیفیت محصولات و خدمات چگونه بوده است؟
بهبود کیفیت در کدامیک از محصولات به وجود آمده است؟
آیا سیستم‌ها و رویه‌های اجرایی مناسب برای تضمین کیفیت توسعه یافته‌اند؟
نتایجی که مدیران سازمان می‌توانند از معاینه سازمانی انتظار داشته باشند عبارتنداز:
علل تا خیرات پروژه‌های سازمان
محاسبه شاخص‌های بهره‌وری و سودآوري
تحلیل دقیق ساختار، فرآيند اهداف و استراتژی‌های سازمان و بهبود آن‌ها
